Catalogar un libro en Koha requiere mucho más que transcribir un título y un nombre de autor. El registro bibliográfico debe representar la obra con claridad, seguir unas reglas de descripción y ofrecer datos suficientes para que el catálogo pueda recuperar el material por distintos puntos de acceso. El videotutorial de BiblioLab, Koha: catalogación de libro, presenta una guía práctica y no exhaustiva del proceso, tomando como referencia las Reglas Angloamericanas de Catalogación, segunda edición (AACR2), y las etiquetas MARC21 utilizadas para este tipo de material.
Antes de crear el registro: comprobar si el libro ya existe
El primer paso en una catalogación ordenada es buscar el título en el catálogo. Esta comprobación evita crear registros duplicados y permite aprovechar un registro bibliográfico que ya tenga parte de la información validada. En Koha conviene buscar por título, autor, ISBN o una combinación de estos datos. Si el resultado corresponde a la misma edición, el bibliotecario puede revisar el registro existente, importarlo o utilizarlo como base, según las políticas de la institución.
Cuando no existe un registro adecuado, se inicia uno nuevo desde el módulo de catalogación. La hoja de trabajo debe estar configurada para libros y contener los campos que la biblioteca necesita. El video recuerda que la catalogación no depende solamente de la interfaz: las reglas elegidas y la estructura MARC21 determinan cómo se describirá, buscará y mostrará el material.
AACR2 y MARC21: qué función cumple cada uno
AACR2 proporciona criterios para decidir cómo transcribir la información de la portada y de otras fuentes del libro. Orienta la elección de la entrada principal, la forma del título, la mención de responsabilidad, la edición, la publicación, la descripción física y las notas. MARC21, por su parte, organiza esa información en campos, indicadores y subcampos que pueden ser interpretados por Koha y por otros sistemas bibliotecarios.
- AACR2: ayuda a establecer qué información se registra y cómo debe redactarse.
- MARC21: define dónde se almacena cada dato y cómo se relaciona con otros elementos del registro.
- Koha: ofrece el formulario de catalogación, guarda el registro y lo presenta en el catálogo público.
Campos MARC21 frecuentes para catalogar un libro
La selección exacta puede variar según la política de cada biblioteca y la hoja de trabajo configurada. Sin embargo, en la catalogación de una monografía suelen aparecer varios campos fundamentales:
- 000, Líder: contiene información codificada sobre el tipo de registro y sus características generales.
- 001 y 003: identifican el número de control y la organización que lo asigna, cuando corresponde.
- 005 y 008: registran datos de control y elementos codificados, como fecha, idioma, país de publicación y tipo de fecha.
- 020: registra el ISBN y permite distinguir ediciones o formatos.
- 040: identifica la fuente de catalogación y puede documentar las convenciones empleadas.
- 082: contiene la clasificación Dewey u otro número de clasificación utilizado por la biblioteca.
- 100: registra el punto de acceso principal por nombre personal cuando la obra tiene un autor principal.
- 245: contiene el título, otra información relacionada con el título y la mención de responsabilidad.
- 250 y 264: describen la edición y la información de publicación, distribución o producción.
- 300: registra la extensión y las características físicas, por ejemplo, el número de páginas, ilustraciones y dimensiones.
- 490: permite registrar una serie cuando aparece en la publicación.
- 500, 504, 505 y 520: reúnen notas generales, bibliografía, contenido y resumen, según la información disponible.
- 650 y 700: incorporan materias y accesos secundarios por nombres de personas u otras entidades.
Del registro bibliográfico al ejemplar
Una distinción importante en Koha es la que existe entre el registro bibliográfico y el ejemplar. El registro bibliográfico describe la obra o edición: título, autor, ISBN, editorial, fecha, descripción física, materias y notas. El ejemplar representa la copia concreta que la biblioteca tiene en su colección. Por eso, después de guardar el registro bibliográfico, es necesario añadir los datos del ítem: código de barras, signatura topográfica, biblioteca, colección, ubicación, tipo de material y estado de circulación.
Esta separación permite que una misma edición tenga varios ejemplares, incluso en diferentes sedes. También facilita la gestión de préstamos, devoluciones, inventarios y disponibilidad. Una catalogación completa termina cuando el registro bibliográfico y sus ejemplares están relacionados correctamente.
Recomendaciones para trabajar con más precisión
- Consultar la portada, la página legal y el colofón antes de completar los datos de publicación.
- Verificar el ISBN y comprobar que corresponde a la edición que se está catalogando.
- Usar formas autorizadas para nombres y materias de acuerdo con las normas adoptadas por la biblioteca.
- Revisar indicadores y subcampos, especialmente en los campos 100, 245, 264, 650 y 700.
- Evitar llenar campos con información que no aparece en el documento o que no puede verificarse.
- Revisar la vista MARC y la vista pública antes de dar por terminado el registro.
El tutorial de BiblioLab funciona como una introducción útil para quienes necesitan entender el recorrido completo: revisar si el material ya está en el catálogo, crear o importar el registro, diligenciar los campos MARC21 y asociar el ejemplar. La práctica mejora cuando se combina la explicación del video con la documentación de Koha, la política de catalogación de la institución y la consulta directa del libro.
